Le métier de wedding-planner est encore à mon plus grand regret mal connu, c’est pourquoi j’avais envie de revenir ici et plus en détail sur la prestation que je vends le plus : l’organisation complète.
Qu’est-ce que l’organisation complète ?
Pour qui est-elle faite ?
Pour les couples qui savent déléguer, qui ont envie d’aller plus loin dans l’organisation de leur mariage. Pour les amoureux qui ont envie d’un mariage à leur image et pensé dans les moindres détails.
La plupart des couples qui me font confiance ont des agendas bien remplis, ont peu de jours en commun, des horaires décalés. Ils ont besoin d’être guidés, épaulés et accompagnés car leur désir le plus cher est d’avoir une réception parfaite.
Que comprend l’organisation complète ?
Avant votre mariage :
- Une étude de votre projet de mariage après un rendez-vous découverte approfondi.
- La présentation de votre livre de projet.
- La signature du contrat.
- La création d’un cahier des charges.
- Un accès sécurisé à des outils et supports en ligne 24h/24 et 7j/7.
- L’élaboration, le suivi de votre budget et la mise en place de votre échéancier de paiement.
- Des conseils, un accompagnement et des rendez-vous réguliers sur l’avancée des préparatifs.
- L’organisation de chaque journée de mariage : welcome diner, jour J et brunch
- La recherche et sélection de votre salle de réception.
- La mise en place d’un rétroplanning
- La recherche et la sélection de l’ensemble de vos prestataires (DJ, Photographe, vidéaste, Liveband, Magicien, Borne photo, Wedding & Floral Designer, Officiant de cérémonie., Artificier, Loueur de mobilier,…)
- La création de tableaux comparatifs des prestataires selectionnés pour mieux choisir
- L’organisation et l’accompagnement lors de vos rendez-vous prestataires.
- Des comptes-rendus après chaque rendez-vous.
- Le suivi administratif
- La relecture de vos devis/contrats
- La négociations des termes du contrat si besoin
- La vérifications de tous ces documents avant signature
- L’enregistrement de tous vos contrats dans le drive pour une centralisation des informations
- La conception de la scénographie.
- Le partage des bonnes adresses (bijoux, accessoires, tenues, …)
- Ma présence aux essayage de robes si souhaitée
- La création d’un planning du jour de votre mariage.
- La centralisation des animations et surprises de la journée.
- La proposition d’hébergement pour vos invités.
- La gestion des navettes pour les mariés, leurs proches et si besoin les invités
- L’accompagnement à votre dégustation.
- La mise en place d’une visite technique et de son compte-rendu.
- L’envoi d’un dossier complet et d’un planning détaillé à toute l’équipe de prestataire quelques jours avant le mariage.
- La coordination du montage, des livraisons et du démontage, de la reprise du materiel post mariage
Le jour J:
- Aide à l’habillage et cocooning pour vous détendre si souhaité et selon la cohérence du planning.
- Accueil, briefing et orchestration des prestataires.
- Transfert des documents administratifs et des règlements le jour J.
- Orchestration de vos cérémonies : Accueil des invités, distribution des décorations pour les voitures, des livrets de cérémonie, des animations de sortie, aide pour l’entrée du cortège, mise en route de la musique si nécessaire (hors cérémonie laïque), mise en place des animations de sortie.
- Orchestration de votre réception et de tous les temps forts : Accueil des invités, hébergements, gestion des photos de groupes, aide au placement à table, orchestration de votre entrée en salle, de la pièce montée et l’ouverture de bal, gestion des surprises et des imprévus.
- Veille au timing de la journée.
Le brunch du lendemain :
- L’accueil des prestataires et le briefing des équipes
- La coordination du brunch
Après le mariage :
- Bilan des dépenses
- Débriefing avec vous
- Débriefing avec l’équipe
- Gestion des retours et envoie des chèques de caution
- Suivi post mariage avec les prestataires : photographe, vidéaste pour la livraison de vos photos et vidéo.
- Réception des factures et mise à disposition sur votre espace en ligne.
- Clôture de votre espace en ligne 1 mois après le mariage.
Ce qui n’est pas du ressort de la wedding planner :
-
- La rédaction, création et l’envoie du faire-part
- La création de votre décoration.
- La négociation des prix des prestataires.
- La signature de vos contrats avec les différents prestataires.
- La réservation de votre lieu de culte
- La mise en place du mobilier.
- L’installation et la désinstallation de votre décoration
- Le rangement de votre salle de réception & le ménage, la fermeture du lieu.
- La mise à disposition de gel hydroalcoolique, de masques, d’auto test et tout autre matériel en période de crise sanitaire.
- La veille au respect des gestes barrières de vos invités et le contrôle des pass sanitaires.
Quels sont les tarifs pratiqués pour l’organisation complète ?
En moyenne, le tarif est de 4500 à 6500€ selon le projet, la charge de travail, le nombre de jour, le nombre de personne, de prestataire, la région, le positionnement des wedding-planners.
Chaque wedding-planner pratique ses propres honoraires.
Pour ma part, j’ai fais le choix de me positionner en élite wedding-planner et de proposer uniquement un full service planning pour apporter à mes clients une tranquillité d’esprit et une entière disponibilité. Toujours en quête d’excellence, je ne cesse de me former pour proposer un accompagnement toujours plus poussé et complet.
Ainsi, mes honoraires débutent à partir de 7500€ et augmentent selon votre projet.
Comment être certain(e) de choisir la/le bon(ne) wedding-planner?
Chaque wedding-planner à sa propre façon de travailler. Ainsi avant de signer un contrat assurez-vous que son process de travail vous convienne. Demandez-lui quels outils et documents il ou elle vous met à disposition. Si le nombre de rendez-vous est limité ou non. Demandez lui vraiment ce qui est inclus dans sa prestation et ce qui ne l’ai pas. Regardez les témoignages clients, contactez les prestataires avec qui il ou elle travaille. Osez demander une mise en relation avec d’anciens clients.
Personnellement, voilà comment j’aime fonctionner pour débuter sur de bonnes bases une collaboration :
- un appel téléphonique de faisabilité.
- une visio pour un rendez-vous découverte.
- une présentation de votre livre de projet pour que vous puissiez vous projeter, voir la faisabilité de votre projet et vérifier que j’ai bien cerné vos envies et attentes et enfin découvrir le contrat qui nous unira.
- l’envoi de votre contrat et de votre livre de projet.
- votre délai de réflexion.
- la signature du contrat qui annoncera le début officiel de vos préparatifs.
J’espère que vous y voyez plus clair et que vous choisirez votre wedding-planner plus facilement. Et si vous hésitez misez sur votre instinct : le feeling et la confiance que cette dernière/ce dernier vous inspire mais surtout sur le processus d’accompagnement qu’elle vous propose.
Vous voilà maintenant incollable sur l’organisation complète, les missions, le rôle des wedding planners. Vous aimeriez en discuter avec moi ? Et si on se programmait un appel téléphonique ? Je serais enchantée de vous découvrir et de voir si je suis la wedding-planner qu’il vous faut !
© Lisa Hoshi
